Czym są dane osobowe pracowników?

Dane osobowe odnoszą się do żyjącej osoby, której tożsamość można określić na ich podstawie. Określenie tożsamości może nastąpić na podstawie samych danych lub w połączeniu z innymi informacjami znajdującymi się, tudzież mogącymi znaleźć się w posiadaniu administratora danych. Przetwarzanie danych osobowych obywateli lub mieszkańców Unii Europejskiej („dane osobowe UE”) podlega zapisom europejskiego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej „RODO”).
  

Kim jesteśmy?

TransPerfect Global, Inc., TransPerfect Translations International Inc., Translations.com oraz ich podmioty zależne i stowarzyszone (łącznie „TransPerfect”, „spółka TransPerfect” „my”, „nam”, „nasz”, itd.) są administratorem danych pracownika. Oznacza to, że TransPerfect kontroluje dane osobowe pracowników i może je wykorzystywać w różnych celach, w tym w celu przekazywania informacji „podmiotom przetwarzającym dane”, z którymi współpracuje. 

Jednocześnie TransPerfect jest „podmiotem przetwarzającym” dane osobowe, których dostarczają nam klienci. Oznacza to, że jeśli klient przekaże nam dane, to ich administratorem jest klient i to on ustala, jak informacje mają być przetwarzane. TransPerfect – jako podmiot przetwarzający dane – może jedynie przetwarzać tego rodzaju dane zgodnie z poleceniami klienta.

Każdy pracownik TransPerfect jest członkiem zespołu TransPerfect zobowiązanym do stosowania określonych procedur związanych z odpowiedzialnością spoczywającą na podmiocie przetwarzającym. Jednocześnie jest osobą, której dane dotyczą, której przysługują określone prawa w dziedzinie ochrony danych osobowych.
  

Jak przetwarzamy dane osobowe pracowników?

TransPerfect wywiązuje się ze zobowiązań wynikających z przepisów o ochronie danych, w tym RODO. Dane osobowe są aktualizowane na bieżąco, odpowiednio przechowywane i bezpiecznie niszczone. TransPerfect nie zbiera ani nie przechowuje nadmiernych ilości danych, chroni je przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, nieuprawnionym dostępem i ujawnieniem. Wdraża też odpowiednie środki techniczne ukierunkowane na ochronę danych osobowych.

Dane osobowe dostarczane (lub dostarczone wcześniej) do TransPerfect przechowuje się w biurach i centrum danych TransPerfect w USA. W ramach stosunku pracy TransPerfect wykorzystuje dane pracowników do terminowej wypłaty wynagrodzeń, zapewniania świadczeń pracowniczych, przestrzegania zobowiązań podatkowych i innych zobowiązań prawnych związanych z zatrudnieniem, jak również w celu ułatwiania działalności operacyjnej, w tym w zakresie dostępu do poczty elektronicznej i innych usług wewnętrznych.  

Wykorzystujemy dane osobowe pracowników w następujących celach:

• Przetwarzanie wynagrodzeń pracowników TransPerfect
• Zapewnianie pracownikom świadczeń pracowniczych
• Wyliczanie podatków i sprawozdawczość na polu zatrudnienia (zgodnie z wymogami prawa)
• Prowadzenie wewnętrznej dokumentacji
• Zarządzanie globalnym personelem TransPerfect
• Zapewnianie dostępu do wewnętrznych systemów biznesowych i obiektów – np. do budynków, poczty elektronicznej, systemów komputerowych i platform programistycznych osób trzecich.
    

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych pracowników?

Przetwarzanie danych osobowych pracowników odbywa się w oparciu o różne podstawy prawne – np.

• jest niezbędne do wywiązywania się przez nas ze zobowiązań prawnych (w dziedzinie zatrudnienia, prawa zabezpieczeń społecznych lub ubezpieczeń społecznych, układów zbiorowych, itd.)
• jest niezbędne do realizacji umowy zawartej z pracownikiem (np. odnośnie do wykonywania zobowiązań pracodawcy) albo do podjęcia działań ukierunkowanych na zawarcie umowy o pracę z pracownikiem
• wiąże się z naszym prawnie uzasadnionym interesem biznesowym (np. zarządzanie globalnym personelem)
• jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

Każdy pracownik powinien – na mocy obowiązującego prawa i regulaminów TransPerfect – przekazać swoje dane osobowe celem podjęcia zatrudnienia w spółce TransPerfect. Nieprzekazanie tych informacji może negatywnie wpłynąć na stosunek pracy w TransPerfect.
  

Przekazywanie danych osobowych pracowników innym podmiotom

Dane osobowe pracowników traktuje się w sposób ściśle poufny. Są one udostępniane:

• wewnętrznie stosownie umocowanym pracownikom TransPerfect (których dostęp do informacji jest prawnie uzasadniony i ograniczony);
• usługodawcom zewnętrznym, którzy pomagają w weryfikacji wykształcenia i innych kwestii;
• w związku z koniecznością sprostania wymogom prawnym i regulacyjnym
• klientom, którzy wnioskują o przekazanie tych informacji lub dowiedzą się o nich w toku relacji z TransPerfect
    

Jak długo przechowujemy dane osobowe pracowników?

Dane osobowe pracowników przechowujemy przez okres wymagany do utrzymania bieżącej relacji biznesowej, w celach związanych z przechowywaniem dokumentacji i wymogami organów regulacyjnych oraz w związku z ewentualnymi roszczeniami bądź reklamacjami.
  

Prawa pracowników związane z danymi osobowymi

Jeśli chodzi o obywateli lub mieszkańców UE i Wielkiej Brytanii, ich prawa wynikające z RODO obejmują (o ile nie podlegają wyjątkom):

• Prawo żądania otrzymania kopii danych osobowych pracownika przechowywanych w TransPerfect
• Prawo żądania od TransPerfect sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe lub nieaktualne
• Prawo żądania usunięcia danych, których TransPerfect nie musi przechowywać lub nie jest to wymagane na innej podstawie
• Prawo wycofania zgody – w dowolnym momencie – na przetwarzanie danych
• Prawo żądania otrzymania danych osobowych przechowywanych przez TransPerfect na temat pracownika jako osoby, której dane dotyczą, a także – w miarę możliwości – przekazania ich bezpośrednio innemu administratorowi danych
• Prawo żądania ograniczenia dalszego przetwarzania danych, jeśli powstał konflikt odnoszący się do prawidłowości bądź przetwarzania danych osobowych pracownika
• Prawo złożenia skargi do organów państwowych lub organów ochrony danych zgodnie z zapisami RODO
    

Przekazywanie danych za granicę

Dane osobowe pracowników przechowuje się w amerykańskiej centrali TransPerfect oraz w centrum danych w USA.
  

Dalsze przetwarzanie

Jeżeli będziemy chcieli wykorzystać dane osobowe pracownika w celu, którego nie uwzględniono w niniejszym Powiadomieniu o ochronie danych, prześlemy odrębne powiadomienie z wyjaśnieniem nowego sposobu wykorzystywania danych – przed rozpoczęciem przetwarzania – podając odpowiednie założenia i warunki przetwarzania. W razie potrzeby będziemy dążyć do uzyskania uprzedniej zgody pracownika na nowe przetwarzanie danych.
  

Dane kontaktowe

Osoba do kontaktu w sprawach związanych z korzystaniem z przysługujących praw, przesyłaniem zapytań, skarg i reklamacji:

Stacey Watanabe
Inspektor ochrony danych
TransPerfect
Europa: +48 (22) 104 2990
USA / reszta świata: +1 646.589.6769
privacy@transperfect.com
 

Zgoda

Aby skorzystać z prawa do sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania danych lub dostępu do nich, należy napisać e-mail na adres: privacy@transperfect.com.