Investigaciones Internas en Compliance
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Tras el bombazo en inicial de la figura del Compliance, el reto está ahora en asegurar que aquellos planes implantados sirvan realmente para exonerar a la empresa de una posible responsabilidad penal, así como para detectar y mitigar otro tipo de riesgos de manera eficaz, como aquellos derivados del incumplimiento de la regulación de defensa de la competencia.
No es difícil imaginar que muchos de estos primeros programas de Compliance se hayan implementado bajo parámetros principalmente estéticos y la duda reside en si estos serán suficiente para evitar la imputación penal y limitar otro tipo de sanciones. Tras las prisas iniciales por cubrir las bases y no quedarse el último, la batalla la ganarán solo aquellas empresas que realmente inviertan en un programa eficaz y adaptado.
Prevenir es siempre mejor que curar, y una de las mejores fórmulas para una posible exoneración es adelantarse al problema en forma de una investigación interna que permita a la empresa realmente entender que posibles riesgos se están cocinando en su organización. Este tipo de auditorías regulares añaden un gran valor y llevarla a cabo no está solo al alcance de las grandes empresas con ilimitados recursos, como se suele pensar.
A continuación pasamos a ilustrar los principales miedos existentes y como cada vez más empresas en Iberia están empezando a dejarlos atrás:
- ¿Por dónde empiezo a investigar? Dado el amplio espectro de riesgos, saber dónde buscar puede ser la labor más compleja de este tipo de investigaciones. Competencia, corrupción, chantaje y acoso pueden darse de manera transversal en la organización, pero la realidad es que dependiendo de la industria o departamento en cuestión, es relativamente sencillo diseñar unas búsquedas concretas que son un estupendo punto de partida. Tras una conversación con vuestros equipos de IT, nuestros expertos os pueden guiar sobre donde (y donde no) buscar dentro de servidores, backups, ordenadores, teléfonos, etc.
- Como identificar los riesgos, cuando no sabemos que buscar exactamente :
La tecnología permite poner en la balanza el tiempo y coste asociado a mirar todos los emails enviados o recibidos por una organización vs simplemente los que a priori puedan parecer más relevantes. Para decidir el tipo de investigación la tecnología permite:- Generar informes de datos que muestren tipos de archivos intercambiados, frecuencia de emails, idiomas, sentimientos negativos, posible borrado de emails etc.
- Los “Search Terms – key words” pueden ayudar a limitar la cantidad de data a revisar. Vuestros equipos de Compliance nos dicen que están buscando y nuestros analistas los traducen en la correcta sintaxis para que nuestra tecnología realice las búsquedas apropiadas sin perder data relevante
- Organización de emails relacionados, para que en lugar de mirar los 11 emails de una misma cadena por separado podáis ver el último email que contiene los 10 anteriores y los archivos intercambiados
- Ver de inmediato quien ha estado enviando / recibiendo correos electrónicos y con quien, en un diagrama muy intuitivo. Cuanto más gruesa es la linea, más emails se han intercambiado y haciendo clic se pueden ver los correos electrónicos de las personas involucradas
- Inteligencia Artificial: el número de emails relevantes suele ser limitado. Una vez hayamos identificado los emails que podrían contener riesgos, la tecnología permite hacer un nuevo rastreo para priorizar los emails similares a estos de manera que lleguéis a todos los documento comprometidos lo antes posible
- Muy interesante, pero costoso Los equipos de Compliance generalmente tienen un presupuesto ajustado. Gracias a la tecnología ya no se necesita un gran número de abogados revisando la documentación de manera manual, lo que en muchos casos disparaba la factura de este tipo de proyectos. Los propios abogados a menudo están sujetos a tarifas fijas por lo que están cada vez más abiertos a utilizar la tecnología en su beneficio. la brevedad de estas auditorías nos permite ofrecer una tarifa fija que brinde a los equipos la certeza que necesiten y los ayude a poder realizar este tipo de investigaciones que tanto valor añaden a sus organizaciones dentro de su presupuesto asignado.
- Difícil de llevar a cabo Al contrario de lo que se piensa, la copia de documentos puede realizarse de una manera muy poco invasiva, sin que el empleado vea afectada su jornada laboral en absoluto. La discreción y agilidad es clave en este tipo de ejercicios y gracias una vez más al avance de tecnologías se pueden realizar estas extracciones de forma muy poco intrusiva.
En TransPerfect nuestra visión es que todas las empresas en Iberia puedan realizar este tipo de investigaciones como parte de sus protocolos estándar de Compliance y para ello nuestro compromiso esta tanto con los departamentos jurídicos como sus firmas externas, para guiarles cada paso del camino y poner nuestras diferentes tecnologías y servicios de consultoría a su entera disposición.