Czym są dane osobowe kandydatów?

Dane osobowe odnoszą się do żyjącej osoby, której tożsamość można określić na ich podstawie. Określenie tożsamości może nastąpić na podstawie samych danych lub w połączeniu z innymi informacjami znajdującymi się, tudzież mogącymi znaleźć się w posiadaniu administratora danych. Przetwarzanie danych osobowych obywateli lub mieszkańców Unii Europejskiej („dane osobowe UE”) podlega zapisom europejskiego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej „RODO”).
 

Kim jesteśmy?

TransPerfect Global, Inc., TransPerfect Translations International Inc., Translations.com oraz ich podmioty zależne i stowarzyszone (łącznie „TransPerfect”, „spółka TransPerfect” „my”, „nam”, „nasz”, itd.)  są „administratorem danych” kandydata. Oznacza to, że TransPerfect kontroluje dane osobowe kandydatów i może je wykorzystywać w różnych celach, w tym w celu przekazywania informacji „podmiotom przetwarzającym dane”, z którymi współpracuje.
 

Jak przetwarzamy dane osobowe kandydatów?

TransPerfect wywiązuje się ze zobowiązań wynikających z przepisów o ochronie danych, w tym RODO. Dane osobowe są aktualizowane na bieżąco, odpowiednio przechowywane i bezpiecznie niszczone. TransPerfect nie zbiera ani nie przechowuje nadmiernych ilości danych, chroni je przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, nieuprawnionym dostępem i ujawnieniem. Wdraża też odpowiednie środki techniczne ukierunkowane na ochronę danych osobowych.  

Dane osobowe dostarczane (lub dostarczone wcześniej) do TransPerfect przechowuje się w biurach i centrum danych TransPerfect w USA, a także w centrach danych usługodawców współpracujących z TransPerfect. W związku z podaniem o pracę w TransPerfect korzystamy z danych kandydata w celu oceny jego przydatności do wykonywania zadań na konkretnym stanowisku oraz kontaktowania się z nim w tej kwestii.

Wykorzystujemy dane osobowe kandydatów w następujących celach:

• Porównanie kwalifikacji do wymogów na otwartych stanowiskach
• Weryfikacja oświadczeń kandydata na temat posiadanego wykształcenia, przyznanych licencji i certyfikatów, a także dotychczasowego zatrudnienia
• Prowadzenie wstępnych weryfikacji podanych informacji – w prawnie dopuszczalnym zakresie
• Prowadzenie wewnętrznej dokumentacji
• Komunikacja z kandydatem, w tym odnośnie do potencjalnej oferty zatrudnienia
    

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych kandydatów?

Przetwarzanie danych osobowych kandydatów odbywa się w oparciu o różne podstawy prawne – np.

• jest niezbędne do wywiązywania się przez nas ze zobowiązań prawnych (w dziedzinie zatrudnienia, prawa zabezpieczeń społecznych lub ubezpieczeń społecznych, układów zbiorowych, itd.)
• jest niezbędne do ewentualnego zawarcia umowy o pracę z kandydatem
• wiąże się z naszym prawnie uzasadnionym interesem biznesowym (np. zarządzanie globalnym personelem)
• jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

Obowiązkiem kandydata jest podanie przedmiotowych informacji, jeśli chce być uwzględniany w gronie osób, które mogą zostać przyjęte do pracy w TransPerfect. Niepodanie ich może uniemożliwić zatrudnienie w TransPerfect.  
 

Przekazywanie danych osobowych kandydatów innym podmiotom

Dane osobowe kandydatów traktuje się w sposób ściśle poufny. Są one udostępniane:

• wewnętrznie stosownie umocowanym pracownikom TransPerfect (których dostęp do informacji jest prawnie uzasadniony i ograniczony);
• usługodawcom zewnętrznym, którzy pomagają w weryfikacji wykształcenia i innych kwestii;
• w związku z koniecznością sprostania wymogom prawnym i regulacyjnym
• klientom, którzy wnioskują o przekazanie tych informacji lub dowiedzą się o nich w toku relacji z TransPerfect
    

Jak długo przechowujemy dane osobowe kandydatów?

Dane osobowe kandydatów przechowujemy przez okres wymagany do utrzymania bieżącej relacji biznesowej, w celach związanych z przechowywaniem dokumentacji i wymogami organów regulacyjnych oraz w związku z ewentualnymi roszczeniami bądź reklamacjami.
 

Prawa kandydatów związane z danymi osobowymi

Jeśli chodzi o obywateli lub mieszkańców UE i Wielkiej Brytanii, ich prawa wynikające z RODO obejmują (o ile nie podlegają wyjątkom):

• Prawo żądania otrzymania kopii danych osobowych kandydata przechowywanych w TransPerfect
• Prawo żądania od TransPerfect sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe lub nieaktualne
• Prawo żądania usunięcia danych, których TransPerfect nie musi przechowywać lub nie jest to wymagane na innej podstawie
• Prawo wycofania zgody – w dowolnym momencie – na przetwarzanie danych
• Prawo żądania otrzymania danych osobowych przechowywanych przez TransPerfect na temat kandydata jako osoby, której dane dotyczą, a także – w miarę możliwości – przekazania ich bezpośrednio innemu administratorowi danych
• Prawo żądania ograniczenia dalszego przetwarzania danych, jeśli powstał konflikt odnoszący się do prawidłowości bądź przetwarzania danych osobowych kandydata
• Prawo złożenia skargi do organów państwowych lub organów ochrony danych zgodnie z zapisami RODO
    

Przekazywanie danych za granicę

Dane osobowe kandydatów przechowuje się w amerykańskiej centrali TransPerfect, w centrum danych w USA, a także w bazach danych elektronicznych platform rekrutacyjnych, za pośrednictwem których kandydat złożył podanie o pracę w TransPerfect.
  

Dalsze przetwarzanie

Jeżeli będziemy chcieli wykorzystać dane osobowe kandydata w celu, którego nie uwzględniono w niniejszym Powiadomieniu o ochronie danych, prześlemy odrębne powiadomienie z wyjaśnieniem nowego sposobu wykorzystywania danych – przed rozpoczęciem przetwarzania – podając odpowiednie założenia i warunki przetwarzania. W razie potrzeby będziemy dążyć do uzyskania uprzedniej zgody kandydata na nowe przetwarzanie danych.
 

Dane kontaktowe

Osoba do kontaktu w sprawach związanych z korzystaniem z przysługujących praw, przesyłaniem zapytań, skarg i reklamacji:

Stacey Watanabe
Inspektor ochrony danych
TransPerfect
Europa: +48 (22) 104 2990
USA / reszta świata: +1 646.589.6769
privacy@transperfect.com
 

Zgoda

Aby zrezygnować z otrzymywania komunikatów prosimy wejść na portal TransPerfect Opt-Out.

Aby skorzystać z prawa do sprostowania, usunięcia, przeniesienia, ograniczenia przetwarzania danych lub dostępu do nich, należy napisać e-mail na adres: privacyrequests@transperfect.com.